Где, как, сколько хранить первичные документы и как их восстанавливать

Аннотация:

ВАЖНОЕ В СТАТЬЕ: 1.Предприятие вправе организовать архив или передать документацию на хранение специализированной компании. 2.Предприятие обязано хранить бухгалтерские документы в течение пяти лет, а налоговую документацию придется хранить четыре года. 3.Утеря или гибель первички не освобождает предприятие от обязанности подтверждать документально расходы и доходы. 4.Налоговики за отсутствие первичной документации оштрафуют по трем статьям НК и доначислят предприятию налоги. Как долго хранить первичную документацию Аптечное предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, аудиторские заключения не менее пяти лет после отчетного года. Такой срок устанавливает статья 29 Закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Аналогичное требование содержит пункт 98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое утвердил приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н. Срок, который устанавливает подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК, меньше. Налогоплательщики обязаны хранить документацию, необходимую для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. НК не приводит перечень таких документов, поэтому рекомендую хранить всю бухгалтерскую и налоговую документацию пять лет. Это поможет налогоплательщику избежать проблем при проверках. Для отдельных видов документов налоговое законодательство устанавливает специальные сроки хранения. Документы, подтверждающие полученный убыток, пункт 4 статьи 283 НК РФ обязывает хранить до тех пор, пока предприятие уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Конкретные сроки хранения отдельных видов бухгалтерской документации также устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, который утвердил приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Где и как хранить первичные документы Аптечное предприятие вправе создать свой собственный архив или передать документы на хранение в специализированную организацию. Право организации создать собственный архив закрепляет пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если аптека создает архив, то обязана соблюдать правила хранения документации. Правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Также правила работы с архивом содержит «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете», которые утвердил приказ Минфина от 29.07.1983 № 105. Несмотря на «солидный возраст», этот документ до сих пор действует в части, которая не противоречит Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Предприятие обязано хранить бухгалтерскую документацию текущего финансового года в отдельном помещении или в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Если предприятие хранит архив в отдельном помещении, его нужно оборудовать специальными полками, стеллажами или шкафами, установить металлическую дверь. Окна в помещении архива следует зашторить или установить жалюзи, чтобы защитить документы от выцветания под воздействием света. Для этих целей полезно также вместо стеллажей использовать глухие шкафы. Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища расположено на первом или в цокольном этаже здания. Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических ящиках или в специальных помещениях. По окончании текущего месяца первичные учетные документы сотрудники бухгалтерии обязаны комплектовать в хронологическом порядке, подшить и сопроводить специальной справкой для архива. Первичные документы по учету кассовых операций, авансовые отчеты, банковские документы подлежат обязательному переплету. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) закон разрешает хранить в непереплетенном виде в отдельных папках. Облегчить работу с архивом помогает номенклатура дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива. Выдача бухгалтерской документации сотрудникам других структурных подразделений предприятия допустима в исключительных случаях и с разрешения главного бухгалтера. Минфин России в своем письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 указал, что предприятия вправе хранить первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета в электронном виде, если иное не предусмотрено федеральными нормативными правовыми актами. Документ в электронной форме, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Это положение не действует в исключительных случаях, когда федеральные законы или подзаконные нормативные правовые акты требуют составлять документ на бумажном носителе. На это указывает пункт 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-Ф3 «Об электронной подписи». Закон № 63-Ф3 не устанавливает способ, место хранения и методы уничтожения электронных документов. Поэтому руководитель предприятия обязан издать локальный нормативный акт, который определяет, как хранить и уничтожать электронные документы. Что делать при пропаже или гибели документации Руководитель предприятия должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели первичных документов (пункт 6.8 приказа Минфина от 29.07.1983 № 105). Комиссия обязана документально подтвердить и установить причины утраты документов. Если причиной утраты стал пожар, наводнение, ураган или иная чрезвычайная ситуация, подтверждающим документом будет справка от МЧС. Разрыв коммуникаций и залив помещений подтвердят коммунальные службы, факт кражи - сотрудники МВД. Результаты работы комиссия оформляет актом, который утверждает руководитель. К акту комиссия обязана приложить опись утерянных документов по итогам инвентаризации. Если ЧП произошло в филиале юрлица, копию акта комиссия направляет в головную организацию. Предприятие также должно обратиться в налоговую инспекцию по месту учета с заявлением о пропаже или гибели в произвольной форме. К заявлению нужно приложить документы, которые подтверждают причины утраты. НК не требует от налогоплательщика уведомлять налоговый орган о факте утери, пропажи или гибели документов. Но поставить налоговиков в известность в интересах предприятия, особенно если период, за который утрачена документация, налоговая еще не проверяла. Если предприятие обратилось в налоговую, инспекция даст налогоплательщику время, чтобы восстановить документы. Если утерю документов инспекторы обнаружат во время проверки, санкций избежать не удастся. Как восстановить пропавшие документы Ситуация выглядит оптимистично, если утрачены только бумажные первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились в электронном виде. В таком случае бухгалтер не будет действовать вслепую и рассчитывать только на свою память. Предприятие сможет вовремя восстановить утраченные документы и избежит штрафных санкций. Если утрачена и документация в электронном виде, сначала нужно отправить в банк или банки, которые обслуживают предприятие, запрос с просьбой предоставить информацию о движении денежных средств по счетам. Эта информация поможет восстановить список контрагентов предприятия, у которых можно запросить дубликаты документов. Партнеры обычно идут навстречу пострадавшей фирме и предоставляют дубликаты договоров, накладных, счетов-фактур и т. д. Если часть контрагентов сменила адрес, то в поиске контактов поможет открытая и общедоступная информация из Единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Налоговые органы, как правило, не отказывают в ответ на просьбу помочь восстановить финансовую и налоговую отчетности. Если показатели вновь сформированных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности совпадут с данными налогового органа, предприятию удалось восстановить утраченную документацию в полном объеме. В случае расхождения части показателей необходимо продолжать восстанавливать документацию. Если расходные документы полностью восстановить не удалось, предприятие обязано пересчитать налоги. Суммы без документального подтверждения в расходы включать нельзя. Непризнанные расходы обязательно потянут за собой и неправомерное применение налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость. Как за нарушения ответит организация и руководитель. Налогоплательщик, который не представил первичную документацию,подпадает под действие статьи 120 НК. Эта статья рассматривает ситуацию как грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Минимальный штраф по статье 120 НК составляет 10 тыс. руб. Если предприятие не предоставило первичку по нескольким налоговым периодам, сумма штрафа может вырасти до 30 тыс. руб. Если это привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20 процентов от суммы неоплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (статья 122 НК). Кроме того, налогоплательщик рискует заплатить штраф 200 руб. за каждый не представленный документ по статье 126 НК. Руководитель предприятия, которое не восстановило первичные документы, будет отвечать по статье 15.11 КоАП. Эта статья наказывает за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности. Штраф по этой статье составляет 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении вырастает до 10-20 тыс. руб. Налоговики вправе доначислить налоги расчетным путем, если предприятие не предоставило документы, подтверждающие доходы и расходы налогоплательщика (пример). Такое право фискальных органов закрепляет пункт 1 статьи 31 НК. При этом налоговый орган вправе исходить из информации о самом налогоплательщике. Также налоговики вправе использовать при расчетах данные об аналогичных налогоплательщиках. Пример. Право налоговиков доначислять налоги поддержали суды всех инстанций. Федеральный Арбитражный суд Волго-Вятского округа полностью поддержал правомерность доначисления налогов, рассчитанных на основании информации о налогоплательщике (постановление ФАС Волго-Вятского округа по делу № А43-36604/2006-40-1200 от 06.02.2008). Высший Арбитражный суд и Президиум Высшего Арбитражного суда отказали налогоплательщику в пересмотре дела, так как не нашли оснований для отмены решения суда, вступившего в законную силу.

Авторы:

Издание: Новая аптека Эффективное управление
Год издания: 2018
Объем: 7с.
Дополнительная информация: 2018.-N 7.-С.52-58. Библ. 0 назв.
Просмотров: 27