Электронный документооборот. Алгоритм от клиники-лидера, как перейти, и образцы локалки

Аннотация:

Предлагаем алгоритм, как перейти на электронный документооборот и снизить расходы. Практики, которые уже отказались от бумажных документов, показали, как перестроить работу и какие локальные документы издать. Шаг 1. Оцените затраты На УКЭП. Поручите экономическому отделу оценить, во сколько обойдется покупка подписей для всех сотрудников, которые визируют электронные документы. Усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) оформляет аккредитованный удостоверяющий центр. Список - на официальном сайте Минкомсвязи, короткая ссылка - clck.ru/TD39E. Стоимость оформления -от 2 тыс. руб. и выше. Дополнительно придется заплатить за носитель, где она будет храниться, и программное обеспечение. Об этом расскажем далее в статье. На носители УКЭП. Электронную подпись хранят на специальном носителе. Это может быть смарт-карта или флешка, на которой записана зашифрованная информация. Купить такой носитель можно только в авторизованных разработчиков. Стоимость одного носителя в среднем 2 тыс. руб. На программное обеспечение для УКЭП. С электронной подписью может работать только специализированное программное обеспечение. Его стоимость зависит от того, оформляете вы ее бессрочно или на определенный период. Например, годовая стоимость на одного сотрудника клиники от провайдера «КриптоПро» - 1350 руб., бессрочная - 2700 руб. В некоторых случаях вместо УКЭП подойдет простая электронная подпись (п. 12 приказа № 947н*). Учитывайте это при оценке затрат на покупку. Например, если бумажный аналог электронного документа не должен подписывать медработник и на нем не нужна печать медучреждения. На интеграцию с информсистемами. Поручите IT-отделу проверить, что МИС клиники интегрирована с ЕГИСЗ и подключена к ЕСИА. Сведения о медорганиации и сотрудниках с УКЭП должны быть в федеральных регистрах. За все подключения к информсистемам клиника платит сама. Дайте указание экономическому отделу оценить предстоящие затраты, если интеграция еще не завершена. В чек-листе в приложении 1 - рекомендации, как подключиться к информсистемам и проверить данные в регистрах. Шаг 2. Минимизируйте количество документов, которые оформляют на бумаге Пусть сотрудники выборочно проверят несколько историй болезни. Выяснят, много ли в них рукописных документов. Далее нужно оценить, какие формы можно изначально оформлять в электронном виде. В идеале всю историю болезни врачи ведут в МИС клиники. Также поручите составить перечень документов, которые нельзя перевести в электронный формат. Например, реанимационные и анестезиологические карты.Шаг 3. Проверьте, соблюдаете ли требования по защите информации. Проверку поручите штатному инженеру по защите информации. Его задача - проконтролировать, что защита информации в клинике отвечает требованиям нормативных актов (п. 6 приказа № 947н). Какие именно требования проверить, смотрите в чек-листе в приложении 2. Шаг 4. Определите принципы работы с электронными документами Поручите заместителям совместно с юристами и сотрудниками архива определить перечень форм и видов электронных меддокументов, в том числе произвольной формы. Дайте указание составить список МИС, в которых клиника будет формировать и хранить цифровые документы, передавать сведения в ЕГИСЗ (ст. 91.1 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЭ). Пусть кадровый отдел разработает порядок доступа сотрудников клиники к электронным меддокументам. Необходимо также перечислить работников с правом подписи от имени клиники. Решить, кто и как будет направлять меддокументы на проверку страховщикам. Включите перечни форм, сотрудников с правом доступа и подписи, список МИС в приказ, который определит правила работы с электронными медицинскими документами. В качестве приложения добавьте порядок доступа к ним. Шаг 5. Проведите инструктаж по электронному документообороту для сотрудников Поручите организовать инструктаж для медработников по электронному документообороту. На нем разъясните, что документы нужно формировать в МИС. Исключение - документы из перечня, который составили в шаге 2. Их необходимо сканировать и загружать в электронную медкарту пациента. Электронная подпись для них не нужна. На инструктаже необходимо сообщить, что электронный меддокумент, для которого есть утвержденная форма первичной меддокументации, должен иметь ее структуру, реквизиты и содержание. Внешний вид документа, взаимное расположение полей и других деталей оформления можно менять для корректного отображения в электронном формате. Также можно добавлять дополнительные элементы, которые не меняют содержание, например, QR-коды. Шаг 5. Поручите разработать порядок получения и продления ЭЦП. Пусть инженер по защите информации и сотрудники кадровой службы заранее продумают, как новые сотрудники Клиники будут получать электронные цифровые подписи (ЭЦП) и как продлевать действующие. Процесс получения Может занять до двух недель. Продление происходит быстрее, но важно вовремя запустить процедуру.

Авторы:

Издание: Здравоохранение
Год издания: 2022
Объем: 24с.
Дополнительная информация: 2022.-N 11.-С.88-111. Библ. 0 назв.
Просмотров: 19