Как составить и утвердить должностную инструкцию. Алгоритм для руководителя

Аннотация:

Сделали алгоритм, как составить и утвердить должностную инструкцию. Правильно оформленные должностные инструкции позволят строго очертить круг обязанностей, трудовых функций и ответственности работников. Помогут защитить интересы компании при конфликте с сотрудником. Должностные инструкции должны составлять только государственные органы. Другие организации вправе их не утверждать, но лучше их оформить. Должностная инструкция поможет решить в пользу компании конфликтные ситуации с работником. Например, обосновать увольнение сотрудника из-за несоответствия занимаемой должности, равномерно распределить обязанности между похожими должностями, доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания и корректно аттестовать и премировать персонал. Вам в помощь - алгоритм, как составить и утвердить должностную инструкцию. 1. Назначьте ответственного за работу с инструкциями.Если решили, что будете утверждать должностные инструкции, выберите сотрудника или сотрудников, которые будут разрабатывать, согласовывать и обновлять должностные инструкции. Чаще такие обязанности возлагают на сотрудника отдела кадров. Но часть задач могут выполнять руководители отделов, для сотрудников которых надо разработать должностные инструкции. Они могут передавать ответственному сотруднику информацию о конкретных обязанностях подчиненных с учетом специфики подразделения и согласовывать проект документа. Закрепите обязанности в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника, которому поручили работу с инструкциями для сотрудников. Если в договоре не указали, что сотрудник обязан составлять инструкции, оформите это как дополнительную работу. 2. Разработайте инструкции на должности, а не сотрудников. Составляйте инструкции по каждой штатной должности. Формально работодатель вправе установить одной части сотрудников должностные обязанности непосредственно трудовым договором, а другой - должностными инструкциями (ст. 21, 22, 57 ТК). Работодатель вправе создать должностную инструкцию как самостоятельный документ или сделать ее приложением к трудовому договору (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Но лучше делать это единообразно, для всех сотрудников, чтобы не обвинили в дискриминации в сфере труда (ст. 3 ТК). Чтобы не пришлось утверждать должностную инструкцию заново после каждого увольнения сотрудника или приема на работу новичка, составляйте единые инструкции для каждой из должностей. Но знакомьте с локальным документом каждого сотрудника под подпись. Если работники занимают одинаковые должности, но выполняют разные обязанности, лучше переименовать должности. Чтобы не запутаться, какие документы уже составили, а какие нет, ведите внутренний реестр должностных инструкций. 3. Используйте единую форму и определите разделы. Утвердите общую форму, по которой будете составлять инструкции для должностей. Включите в нее разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. Закон не регламентирует, что именно нужно писать в каждом разделе. Используйте информацию из профстандартов. В разделе «Общие положения» укажите название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Пропишите требования к квалификации работника и укажите, кому он непосредственно подчиняется. Опишите порядок, в котором назначаете или освобождаете сотрудника от должности. Если у работника есть подчиненные, перечислите их. Внесите сведения о том, кто будет замещать сотрудника в периоды отсутствия и кого может замещать он. Определите перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей работе. В разделе «Должностные обязанности» перечислите конкретные обязанности сотрудников на должности. В разделе «Права сотрудника» укажите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник. В разделе «Ответственность» укажите конкретные виды ответственности работника.4. Установите срок действия инструкций. Определите срок действия должностной инструкции. Работодатель вправе определить это самостоятельно. Законодательство регламентирует только, что должностные инструкции сотрудников нужно периодически обновлять. Закрепите периодичность пересмотра в локальных нормативных документах. Там же укажите причины внепланового пересмотра. Среди таких причин можно указать изменение нормативно-правовых актов, которые регламентируют работу организации, и требования к сотрудникам, расширение перечня обязанностей и корректировка трудовых функций работников, изменения условий труда в организации и т. д. 5. Утвердите инструкцию и ознакомьте с ней сотрудников. Если решили оформить должностную инструкцию приложением к трудовому договору, составьте ее в двух экземплярах, как и сам договор. Один экземпляр отдайте сотруднику, а второй - храните у себя (ч. 1 ст. 67 ТК). Утвердите должностную инструкцию как отдельный локальный акт приказом в произвольной форме. После того как ознакомите с ней под подпись всех сотрудников, которых принимаете на должность, выдайте им копию документа. Ознакомьте сотрудников с должностной инструкцией одним из трех способов. Первый - заведите специальный журнал, где после ознакомления с инструкциями сотрудники расписываются. Второй вариант - сделайте лист ознакомления, заполните его и в нем собирайте подписи сотрудников. Третий - попросите работника расписаться в самой инструкции на обоих экземплярах. К экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепите их на сшивке печатью и подписью уполномоченного сотрудника.

Авторы:

Издание: Новая аптека
Год издания: 2023
Объем: 7с.
Дополнительная информация: 2023.-N 7.-С.72-78. Библ. 0 назв.
Просмотров: 22